Современные бизнес-процессы порой бывают трудными и запутанными. Для эффективной работы компании необходимо очень хорошо их понимать. Ведь рост объёмов производства и выручки требует, чтобы все участники бизнес-процессов — сотрудники и заказчики — имели единое представление о деятельности предприятия. Визуализировать бизнес-процессы и досконально в них разобраться помогает нотация BPMN. Консорциум Object Management Group признал этот мощный инструмент международным стандартом, и на то есть веские причины.

Что за зверь такой
Business Process Model and Notation (нотация моделирования бизнес-процессов) — система графических условных обозначений, которая позволяет моделировать бизнес-процессы. Она строится в виде блок-схем, которые наглядно отображают все события, условия и участников производственной деятельности. Примечательно, что в такой диаграмме способны разобраться и аналитики, и предприниматели, и заказчики. То есть BPMN даёт людям единый контекст и общее понимание, которые так важны для успешного ведения бизнеса.

Почему нотация BPMN стала популярной

Графическая модель BPMN по сравнению с текстовым описанием имеет ряд преимуществ:

• занимает меньше места;
• наглядно представляет весь алгоритм от начала до конца;
• благодаря общему языку доступна для понимания большинства людей, даже без технической экспертизы;
• имеет широкий набор инструментов и позволяет визуализировать сложные бизнес-процессы;
• применима в самых разных отраслях бизнеса;
• поддерживается множеством инструментов для моделирования бизнес-процессов: IBM BPM, Microsoft Visio, Bizagi Modeler.

Все эти возможности делают нотацию BPMN стандартизированной на международном уровне, гибкой и понятной. После построения диаграммы участникам производственной деятельности проще коммуницировать и совместно работать. Всё это ускоряет автоматизацию, анализ и оптимизацию процессов, а главное — помогает оперативно реагировать на изменения в бизнес-среде.

Что нужно для построения BPMN-диаграммы

BPMN-диаграммы пригодятся аналитикам, разработчикам, руководителям и всем тем, для кого важны порядок и точность в процессах.

Для построения нотации необходимо выбрать удобный сервис, ознакомиться с набором используемых элементов и действовать по алгоритму.

Этап 1. Подготовка

Чтобы BPMN-диаграмма точно отражала реальный бизнес-процесс, перед её созданием необходимо выполнить ряд операций:

• определиться, для чего вообще нужна BPMN-диаграмма;
• досконально разобраться в текущем положении дел, что станет отправной точкой грядущих изменений;
• смоделировать бизнес-процесс с помощью графических элементов.

Этап 2. Оптимизация

Когда BPMN-диаграмма готова, весь бизнес-процесс становится виден как на ладони. Такая визуализация позволяет быстро находить в нём неточности и слабые места. После этого проще будет:

• определить пути оптимизации бизнес-процесса для повышения эффективности;
• осуществить намеченный план;
• обучить сотрудников;
• проконтролировать результаты, полученные после изменений;
• зафиксировать положительное и негативное влияние.

Как понять, что вам нужна BPMN-диаграмма

Нотация BPMN наглядно отображает даже самые сложные бизнес-процессы. Такая визуализация несомненно пригодится вашей компании, чтобы:

• добиться единого понимания процессов всеми участниками и выстроить эффективную коммуникацию;
• выявить даже самые мелкие ошибки и неточности в бизнес-процессе;
• конкретизировать бизнес-требования к деятельности в соответствии со всеми возможными нюансами, отображёнными на BPMN-схеме;
• эффективно управлять проектами.

BPMN-диаграмма может использоваться и в программной среде для оптимизации работы компании, и для улучшения взаимопонимания между отдельными сотрудниками. В первом случае к нотации предъявляют более строгие правила, чтобы в будущем программное обеспечение работало корректно. Это особенно актуально для крупных компаний.

Представителям малого и среднего бизнеса также стоит присмотреться к BPMN. Ведь простые и интуитивно понятные диаграммы позволяют наглядно представлять структуру работы всей организации. Это помогает аналитикам, менеджерам и другим специалистам находить друг с другом общий язык и повышать эффективность совместной работы.

Нотации исключают двойное прочтение и значительно экономят время участников бизнес-процесса. Они просты для понимания и не требуют серьёзных знаний при построении. Поэтому использование BPMN может быть интересным и полезным для различных компаний.

Проблемы и недостатки BPMN-диаграммы

Как и у любого инструмента, у BPMN-нотации есть свои минусы. Она теряет свою актуальность в стремительно меняющемся мире. Так как эта графическая модель создавалась для описания предсказуемых, повторяющихся процессов, в новой реальности ей не хватает гибкости. BPMN-схема имеет следующие ограничения:

• при использовании полного арсенала возможностей модели её прочтение затрудняется и требует специального обучения;
• диаграмма с большим количеством исполнителей становится похожа на длинную горизонтальную ленту, которую трудно читать и анализировать;
• с помощью нотации крайне сложно моделировать большие иерархические системы, необходимые крупным предприятиям;
• в BPMN-диаграмме нельзя отразить материальные и информационные потоки.

BPMN-нотация может создавать только иллюзию досконального понимания бизнес-процесса. Она вовсе не гарантирует безошибочную и стройную работу без лишних затрат.

Таким образом, BPMN  — неплохой инструмент моделирования бизнес-процессов, который точно стоит опробовать. Но при этом очень важно учитывать существующие недостатки этой модели и не возлагать на неё большие надежды. К тому же существующие методы всегда можно комбинировать и находить наиболее подходящие сочетания.