Облачные ERP-системы: преимущества и риски для бизнеса

ERP-система — программное обеспечение, которое позволяет эффективнее управлять предприятием. Это достигается за счёт автоматизации рабочих процессов, грамотного планирования ресурсов и централизованного контроля.

Первые прообразы ERP-систем, появившиеся ещё в 1960-е годы, представляли собой решения, работающие по принципу on-premise (на месте, локально, у заказчика). Такие решения разворачиваются, функционируют и обслуживаются на серверах клиента. Других вариантов тогда и не было.

С развитием технологий и доступности широкополосного интернета в начале 2000-х годов развился подход on-cloud (на облаках, удалённо, у поставщика). То есть в облачной ERP-системе можно работать через Сеть, без собственного серверного оборудования.

Вся суть облаков заключается в том, чтобы разложить стоимость их использования на разные группы потребителей:

• тех, кто использует и продаёт только серверную инфраструктуру (центр обработки данных);
• тех, кто разрабатывает и продаёт сами ERP-приложения (вендоры);
• тех, кто обслуживает заказчиков и дорабатывает приложения на месте (интеграторы).

Такой подход значительно снижает стоимость владения и обслуживания облаков для конечного заказчика. Ведь далеко не каждый захочет оборудовать собственную дорогостоящую серверную комнату. Гораздо выгоднее платить только за ту часть инфраструктуры, которая используется, и всегда иметь возможность от неё отказаться.

Преимущества у облачных ERP-систем, и правда, есть.

• Меньшая стоимость владения. On-cloud ERP-решения не требуют крупных первоначальных вложений. Приобретать собственное серверное оборудование не понадобится.
• Техническая доступность. Облачные ERP-системы работают сразу, нужен только интернет. В связи с этим взаимодействовать с таким ПО можно из любой локации. Это большой плюс для компаний с удалёнными сотрудниками или распределённой филиальной сетью.
• Масштабируемость. Облачные IT-решения предоставляют бизнесу возможности для быстрого роста и безболезненной адаптации к новым условиям. Вычислительные ресурсы облака можно без труда балансировать под задачи клиента.
• Безопасность. Сохранность данных в on-cloud ERP при определённых условиях выше, чем в локальных. Это объясняется тем, что специалисты, которые обслуживают облачные решения, регулярно сталкиваются с различными угрозами и умеют быстро к ним адаптироваться. Такая внутренняя работа, как правило, остаётся незаметной для заказчика. Да, «вскрыть» облако и украсть данные можно, но обойдётся это очень дорого.

Таким образом, использование оn-cloud ERP-решений высвобождает ресурсы и время для развития бизнеса. Компании становятся мобильными, эффективными и современными.

Да, облачные ERP-системы имеют и недостатки. Среди них есть даже те, которые могут стать причиной серьёзных проблем для бизнеса.

• Риски доступности. Потеря данных из ERP-системы не так страшна по сравнению с её остановкой. Это может нанести бизнесу существенный урон. Ведь час, день или месяц простоя часто стоят дороже, чем содержащиеся в приложении данные. Потерять информацию также можно из-за поломки оборудования или нештатных ситуаций на стороне провайдера, но вероятность этого крайне мала.
• Техподдержка. Облачные ERP-системы обслуживаются сторонними вендорами, и от них не всегда можно получить быстрые ответы. Из-за этого заказчики не могут оперативно решать возникающие проблемы. Облачные решения, как правило, закрытые. Поэтому при их использовании не стоит рассчитывать на кастомизацию продукта или работу с интегратором. То есть доработать on-cloud ERP под конкретный бизнес зачастую не получится.
• Непрогнозируемые расходы. В долгосрочной перспективе расходы компании на облачную ERP могут расти. Это возможно и в on-premise подходе, но в оn-cloud это происходит без ведома и согласия клиентов. Провайдер может без согласования и анонсирования увеличить стоимость подписки. Компаниям приходится соглашаться с новыми условиями, ведь переход на другую ERP-систему обойдётся дороже.
• Риски обновлений. Разработчик облачного ПО может принудительно начать обновление системы на другие базы данных или библиотеки. Из-за этого поддержка старого решения станет невозможной. Всё это также может вылиться в дополнительные расходы на переезд с одной версии на другую. Подход on-premise же даёт возможность оставаться на старом решении неограниченное время, пока работает старое оборудование (но и его срок жизни не вечен).

Выбор модели ERP-системы напрямую зависит от отрасли и особенностей бизнеса. К сожалению, при выборе решения люди часто опираются на мифы и заблуждения о безопасности. При желании любую информацию можно украсть, и не важно, где она хранится: на стороннем сервере или на флешке под подушкой.
В обществе распространено мнение, что облако легко «вскрыть» и украсть из него все данные. Но это может произойти в любом решении, в том числе и в локальном. За угрозой безопасности чаще всего скрывается банальный страх неизвестности и потери своей репутации. Зависимость от железа и людей, которые его обслуживают, везде одинаковая. Однако облачные ERP оказываются наиболее предпочтительными для большинства компаний, несмотря на критику. Это доказывают и показатели продаж таких решений — потребители голосуют за облачные системы деньгами.

Реальными же критериями выбора становятся:

• особенности бизнес-процессов потребителя;
• уровень кастомизации;
• уровень доступности (SLA).

Подход on-premise незаменим на непрерывных производствах и в организациях, закрытых от внешнего мира, имеющих отношение к критической информационной инфраструктуре. Таким компаниям приходится уделять особое внимание безопасности и стабильности. К тому же нельзя делегировать эту ответственность кому-то другому в силу законодательных ограничений. Например, крайне опасно доверить облакам управление передвижением железнодорожных составов или самолётов. То есть для организаций с приоритетной сохранностью данных выбор локального ПО становится ультимативным.

В остальных случаях гораздо выгоднее использовать оn-cloud системы, так как они позволяют начать вести большинство бизнес-процессов сразу. И получать к ним доступ можно из любой точки мира с минимальными вложениями.

Не стоит забывать, что подходы можно смешивать. Например, работать в локальных решениях, но какую-то одну систему использовать в облаке с целью минимизации и децентрализации затрат. Это особенно удобно, когда нужно быстро менять процессы, а сохранность данных в таком процессе не особо важна.

Таким образом, каждая компания выбирает модель ERP под себя. Но для этого важно понимать преимущества и недостатки каждого решения в зависимости от задач компании.