В эпоху гибридного формата работы и мессенджеров деловое общение вышло за пределы строгих писем с обращением «Уважаемый коллега». Однако свобода форматов принесла новые вызовы. Хаос в рабочих чатах, размытые границы личного времени и бесконечные уведомления стали главными источниками стресса на рабочем месте.
Соблюдение цифрового этикета — это не просто проявление вежливости, а критически важный инструмент для выживания в современной бизнес-среде. Директор по продукту и цифровой трансформации BusinessPad Кирилл Гончаров поделился правилами и принципами, которыми сам руководствуется в деловом общении.

Правила делового поведения строятся на взаимном уважении времени и ресурсов. Их соблюдение решает сразу три стратегические задачи:

• Ваша манера общения формирует личный бренд. Чёткие, вежливые и структурированные сообщения показывают вас как надёжного профессионала, с которым приятно иметь дело.

Говоря о деловом этикете, Кирилл Гончаров напомнил об этимологии понятия «этикет». Оно пришло в современный лексикон от французских «этикеток» эпохи Людовика XIV — карточек с правилами поведения на приёмах и балах. Причём у каждого свода правил, этикета, есть автор. А в деловом общении такого законодателя нет, поэтому люди интуитивно придумывают нормы или заимствуют их из каких-то других принципов или опыта крупных компаний. Поэтому очень важно определить деловой этикет именно для себя, внутри своей команды.

1. Формулируйте мысль в одном законченном сообщении
Как делать не стоит: отправлять десять мелких сообщений подряд вроде «Привет», «Слушай», «А мы сдали отчёт?», «Просто клиент спрашивает», «Жду ответ».

Как лучше: объединить все тезисы в одно структурированное письмо: «Привет! Клиент спрашивает, сдавали ли мы отчёт? Очень нужен твой ответ».

Зачем это нужно: каждое отдельное сообщение — это новый звуковой сигнал или пуш-уведомление, которое отвлекает коллегу от текущей задачи, дёргает и раздражает, а одно ёмкое письмо вежливо доносит информацию и не вызывает стресс.

2. Соблюдайте режим «тишины» и используйте отложенную отправку
Как делать не стоит: писать по рабочим вопросам поздним вечером, ночью или в выходные, даже если вас посетила гениальная идея, адресат не обязан разделять с вами этот порыв.

Как лучше: используйте функцию отложенной или беззвучной отправки сообщений, во всех популярных мессенджерах и электронной почте она есть. Также учитывайте разницу во времени с коллегами и партнёрами, которые живут в других часовых поясах.

Зачем это нужно: при получении рабочего сообщения получатель может почувствовать ложное обязательство ответить немедленно, что нарушает его баланс между работой и личной жизнью, а также мешает полноценному отдыху.

Удивительный факт: согласно исследованию ICT. Moscow 2021 года, только 2% респондентов использовали функцию отложенной отправки сообщений. Кирилл Гончаров уверен, что за последние годы этот процент не сильно вырос.

3. Конкретизируйте тему и суть с первых строк
Как делать не стоит: отправлять электронные письма без темы; начинать сообщения с долгого и часто ненужного рассказа «от печки».

Как лучше: всегда указывайте тему писем, сообщения начинайте с главного, сразу же помечайте срочные вопросы. Используйте маркированный и нумерованные списки.

Зачем это нужно: это позволяет собеседнику быстро оценить приоритет сообщения, сэкономить время на его прочтении и спланировать время на ответ.

4. Соблюдайте правила «цифровой гигиены» при аудио- и видеосвязи
Как делать не стоит: отправлять голосовые сообщения (особенно длинные) или звонить по видео без предварительного согласования.

Как лучше: если неудобно писать, но нужно срочно решить рабочий вопрос, спросите коллегу, будет ли ему удобно прослушать ваше голосовое или созвониться.

Зачем это нужно: текст можно пробежать глазами за секунды, а голосовое сообщение требует тишины или наушников, и что важнее, времени на прослушивание, которое крайне ценно в деловой среде. Более того, в текстовой переписке проще искать важную информацию, а вот полноценного поиска по голосовым сообщениям пока не изобрели.

Постоянный поток сообщений от клиентов, коллег и руководства может довести до нервного тика. Чтобы не пропустить важную информацию, ответить всем вовремя и при этом не выгореть, не помешает настроить систему фильтрации общения.

1. Выделите 3−4 периода в день по 20−30 минут исключительно на разбор входящих. В остальное время фокусируйтесь на глубокой работе.
2. Отключите звуковые уведомления и пуши на несрочных чатах.
3. Разделите каналы коммуникации в мессенджерах по папкам: «Клиенты», «Команда», «Информационное», «Личное». Закрепите сверху 3−5 самых критически важных диалогов, и только их держите в фокусе.
4. Включайте статус «Не беспокоить» во время выполнения сложных задач или видеовстреч. Так коллеги будут понимать, что вы заняты и ответите позже.
5. Договоритесь с командой и клиентами о правилах общения. Например, на письма в почте отвечаем в течение дня, на сообщения в мессенджерах — в течение двух часов, на звонки или сообщения с тегом в главном чате — моментально. Это снимет тревожность из-за ожидания мгновенной реакции.
6. Установите автоматический беззвучный режим на смартфоне в нерабочее время. Отдых — это законное право, без которого продуктивная работа невозможна.

Здоровые границы в коммуникации — это не эгоизм, а забота о своей продуктивности и уважение к окружающим. Если кто-то из коллег нарушает их, вежливо скажите об этом. Не исключено, что человек даже не предполагает, что его манера общения вас раздражает или отвлекает.

Когда в вашей компании работает 5−20 человек, вы ещё можете вести деловую коммуникацию в мессенджерах и электронной почте. Но как только штат разрастается до 30−50 сотрудников, такой подход начинает душить: резко повышается утомляемость команды, руководитель превращается в ретранслятор задач и впадает в прокрастинацию. Всё это происходит из-за того, что инструменты, подходящие для малой группы людей, пытаются внедрить в крупные коллективы. Чтобы сохранить эффективность и меньше отвлекаться на самые разные сообщения, стоит стандартизировать и разделить по каналам деловую коммуникацию, посоветовал Кирилл Гончаров.

С этой задачей отлично справляется корпоративное программное обеспечение по типу лёгкой ERP-системы BusinessPad. Подобный софт позволяет вести все бизнес-процессы и рабочее общение внутри одной программы или мобильного приложения. Многие такие сервисы даже поддерживают омниканальное взаимодействие — позволяют отправлять сообщения в популярные мессенджеры, на почту и в соцсети, оставаясь в одном окне. Таким образом, деловая коммуникация ведётся через единое для всей компании ИТ-решение, что значительно проще и эффективнее. Вот только несколько доказательств этого:

1. Чтобы задать вопрос по какой-то задаче, вам не нужно описывать контекст, достаточно написать в чат внутри бизнес-процесса, где отражены все детали, ответственные, сроки и другая важная информация.
2. В программе вы можете ссылаться на рабочие документы, их не нужно каждый раз прикреплять к сообщению и хранить на личном диске. В рабочей системе всё чётко разложено по папочкам и доступно в любой момент.
3. Во многие современные корпоративные решения уже встроен искусственный интеллект, который помогает превращать ваш сбивчивый текст в красивые и структурированные сообщения. В мессенджерах такая функция обычно платная.
4. Так как вся деловая коммуникация ведётся в одном месте, её проще поставить на паузу в нерабочее время. Настройки системы позволяют автоматически отключать все уведомления на определённые дни и периоды времени. Так гораздо проще разделить бизнес-переписку от личных сообщений и полноценно отдыхать, не «подрываясь» на каждое уведомление.
5. Многие современные ИТ-решения поддерживают функцию перевода голоса в текст, что очень удобно. Вы можете надиктовать сообщение за рулём или по дороге, а отправится оно в текстовом, удобном для прочтения, виде. В общедоступных мессенджерах за такую возможность тоже, как правило, нужно отдельно платить.

Удалённая цифровая коммуникация, особенно рабочая, как ни странно, требует большей организованности, чем личное общение. Без соблюдения простых правил она может превратиться в хаос и серьёзный раздражающий фактор. Современные технологии же способны стать серьёзным подспорьем в сохранении эффективности бизнеса, ментального здоровья сотрудников и адекватной атмосферы в команде. Некоторым людям внедрение корпоративной системы кажется дорогостоящим и сложным предприятием. Но если составить список всех преимуществ, то оказывается, что игра определённо стоит свеч.

Удалённая цифровая коммуникация, особенно рабочая, как ни странно, требует большей организованности, чем личное общение. Без соблюдения простых правил она может превратиться в хаос и серьёзный раздражающий фактор. Современные технологии же способны стать серьёзным подспорьем в сохранении эффективности бизнеса, ментального здоровья сотрудников и адекватной атмосферы в команде. Некоторым людям внедрение корпоративной системы кажется дорогостоящим и сложным предприятием. Но если составить список всех преимуществ, то оказывается, что игра определённо стоит свеч.