Внедрение ERP-системы предполагает серьезные изменения внутри компании, поэтому нужны весомые аргументы. В трудные времена они придадут уверенности и руководителям, и сотрудникам.

Людям по своей природе тяжело отказываться от привычных вещей, они с трудом привыкают ко всему новому. Придётся постараться, чтобы убедить весь коллектив перейти на ERP-систему. Для этого необходим впечатляющий список преимуществ нового программного обеспечения и вдохновляющий образ. Вот пара идей:

• внедрить в компанию ERP-систему — это как пересесть с кукурузника на космолёт;
• перейти на ERP-систему — это как заменить раскладной диван двуспальной кроватью с ортопедическим матрасом.

ERP-система изначально создавалась для упрощения работы сотрудников и повышения эффективности. Этот месседж важно донести до коллектива.

Этот пункт не получится реализовать без предыдущего. Только с чёткой миссией можно создать команду евангелистов, которые будут внедрять ERP-систему и менять взгляды коллег.

Такой подход куда эффективнее, чем делегирование всего и сразу одному человеку. Часто выбор падает на руководителя IT-службы. Ему поручают анализ рынка, составление технического задания, сбор референсов, поиск подрядчиков. С таким объёмом работы и вдохновляющая миссия может не спасти.

При выборе исполнителя важно рассмотреть множество вариантов и найти те, которые больше всего удовлетворяют потребности компании. К каждому подрядчику необходимо идти с перечнем вопросов, например таких:

• Сможет ли разработчик создать ERP-систему под конкретную компанию?
• Есть ли у подрядчика опыт работы с определенной отраслью?
• Как исполнитель обучает сотрудников работе с ERP?
• Можно ли будет вносить изменения в готовую систему?

Команду и представителей компании-подрядчика нужно собрать на стратегическую сессию. Важно добиться единого понимания целей, задач и границ проекта. До подписания договора необходимо избавиться от ложных ожиданий. Ведь функциональные руководители, скорее всего, по-разному будут представлять себе результаты интеграции ERP.

Для внедрения такой многофункциональной и сложной системы, как ERP, можно использовать разные подходы. У каждого из них есть свои плюсы и минусы.
1) Всеобъемлющее техническое задание
Этот подход предполагает написание на старте подробного технического задания с описанием даже самых мелких процессов. Далее под этот документ создаётся календарный план работ.

Минусы:

• долго (на составление технического задания может уйти до полугода);
• дорого (большой объём работы не может стоить дешево, за исправления придётся доплачивать отдельно);
• сложно (нужно учесть все возможные изменения и влияние одних модулей на другие);
• нельзя предусмотреть все ошибки.

Плюсы:

• разработчики получают подробную инструкцию;
• суммы и сроки заранее просчитаны.

2) Частичное внедрение
Здесь, как и в первом подходе, составляется техническое задание (поскромнее) и календарный план. Однако работа ведется с наиболее значимыми направлениями деятельности компании, а не со всеми сразу.

Минусы:

• затягивание сроков;
• отсутствие точных дат завершения интеграции;
• изменение цены по ходу выполнения работ;
• подразделения подключаются к ERP по очереди.

Плюсы:

• реалистично (охватить всё и сразу крайне сложно);
• меньше ошибок (внедрять поэтапно проще);
• результаты видны уже в процессе внедрения.

3) Agile
Гибкий подход предполагает старт без каких-либо серьёзных подготовительных процедур. Подрядчик работает по предварительному общему плану, который по мере необходимости делится на части или видоизменяется.

Минусы:

• нужен высокий уровень профессионализма руководителя;
• высок риск ошибок и накладок;
• низкая вовлечённость сотрудников в процесс внедрения;
• нет плана.

Плюсы:

• работа по внедрению начинается сразу после принятия решения;
• длительная подготовка не нужна.

4) Везде помаленьку
При таком подходе выбираются определенные виды работ и внедряются сразу во всех модулях. То есть на каждом этапе интегрируется какая-то функция в каждое направление компании.

Минусы:

• нужен профессиональный исполнитель с глубоким пониманием тонкостей внедрения каждого модуля ERP;
• небольшая команда разработчиков не потянет такой объём работы.

Плюсы:

• удобно и реалистично;
• сразу же известны сроки и стоимость проекта;
• бюджет чётко определяется для каждого этапа.

Существуют наиболее критичные направления для любой компании. Именно с них и стоит начинать интеграцию:

• финансы и взаиморасчеты;
• движение товарно-материальных ценностей;
• бухгалтерский учёт.

Такой гигант, как ERP-система, может показаться сложным и неповоротливым. Но его можно приручить, если подойти к вопросу ответственно и с умом. Команда Business Pad обычно так и поступает.