Регламенты в бизнесе можно сравнить с правилами дорожного движения. Без них начинается хаос, но когда их слишком много, они могут парализовать движение. В современном бизнесе отношение к регламентам часто неоднозначное. Одни компании видят в них инструмент тотального контроля, а другие — залог стабильного развития и прогнозируемого результата. На самом деле, корпоративные регламенты — это внутренние нормативные акты, описывающие порядок выполнения процессов, взаимодействие между сотрудниками и правила работы в организации. Они помогают обеспечивать слаженность, эффективность и предсказуемость в деятельности компании.

Внедрение регламентов в организации часто встречает неоднозначную реакцию. Чтобы понять их истинную ценность, нужно рассмотреть вопрос с разных сторон.

Положительная сторона: когда регламенты работают на бизнес

Для добросовестных сотрудников регламенты становятся не ограничением, а трамплином для развития и спокойной работы, особенно когда люди устали от бесконечных ссор из-за путаницы в должностных обязанностях, перетягивания одеяла и токсичной атмосферы в коллективе. В таких условиях чёткие правила встречают с облегчением.

Преимущества регламентации:

• повышение эффективности: заранее стандартизированные и прописанные процессы позволяют сотрудникам быстрее закрывать задачи и не тратить время на бесконечные уточнения и согласования;
• снижение количества ошибок: регламентация позволяет в среднем на 50% уменьшать число неточностей в типовых операциях (при получении первичных бухгалтерских документов) и в стандартных процессах (при оформлении платёжных документов);
• ускорение адаптации новых сотрудников: если процессы в компании простые и их немного, то наличие базы знаний регламентированных процессов помогает новичкам быстрее обучаться и вливаться в работу;
• прозрачность процессов: регламенты позволяют увидеть статус каждого процесса и понять, что делать дальше.

Отрицательная сторона: риски и ограничения

При неумелом составлении или внедрении регламентов могут наступить следующие негативные последствия:

• подавление инициативы: чрезмерная регламентация с большим количеством правил и жёстким регулированием решений может приводить к деградации сотрудников и подавлению их самостоятельности;
• сопротивление персонала: сотрудники могут воспринимать регламенты как средство наказания, что порождает скрытое или открытое сопротивление;
• бюрократизация процессов: если компания делает упор на изобретательность и инновации, то чрезмерная регламентация может бюрократизировать процессы и навредить творческому мышлению коллектива.

Если способ выполнения работы не касается жизни и здоровья сотрудников, то в первую очередь стоит думать о результате, а не о том, как он будет достигнут. Нужно понимать, что не все люди готовы работать в рамках строгой регламентации без возможности отклониться от прописанного алгоритма действий. Безусловно, есть сферы, в которых иначе нельзя: медицина, экстренные службы, оборона.

В некоторых случаях внедрение регламентов и может потребовать ощутимых вложений и даже повысить стоимость продукта компании. Таким образом, предложения о внедрении новых правил в нередко становятся непопулярными решениями, особенно, если они ухудшают условия работы сотрудников.

Регламенты могут быть нескольких видов, каждый из которых выполняет свою функцию и охватывает разные аспекты работы компании.

1. Административные регламенты определяют, как будет организована работа в компании, устанавливают правила внутреннего трудового распорядка. Например, положение об оплате труда, коммерческой тайне, охране труда, должностные инструкции.
2. Регламенты управления бизнес-процессами описывают процессы компании и порядок их выполнения. Они определяют, как нужно взаимодействовать отделам, какие этапы обязательны для достижения целей. Например, регламент по закупкам, приёму на работу, управлению запасами, разработке новых продуктов. 
3. Технологические регламенты описывают требования и стандарты, которые должны соблюдаться во время исполнения процессов, при производстве или использовании оборудования. Например, регламент безопасности, технология контроля качества, рабочие инструкции. Технологические регламенты в основном используются сотрудниками технических и инженерных специальностей на производстве. А регламенты управления бизнес-процессами — для взаимодействия между подразделениями.
4. Корпоративные регламенты — официально установленный свод правил, который регулирует внутреннюю деятельность организации, включая внешний вид сотрудников, организацию рабочего пространства, культуру общения с клиентами. Нельзя путать корпоративные регламенты с технологическими. Первые — это рекомендации, которых желательно придерживаться, а вторые — должностные инструкции, обязательные в исполнении. Например, рекомендация не ходить в офис в шортах или не есть за рабочим столом — это корпоративные регламенты. А требование носить на рабочем месте каску и спецодежду или организовать рабочее место по системе «5S» — это технологические регламенты. Иногда корпоративные регламенты называют стандартами, что не совсем корректно. Ведь стандарт определяет величину требований, а регламент — что и как делать. И, если регламенты не прописаны в трудовой инструкции или договоре, то они носят рекомендательный характер. К сожалению, границы между обязательным и рекомендательным часто очень размыты. Ведь нельзя забывать о законах и правилах, которые необходимо исполнять в каждой конкретной отрасли. Например, на стройках все должны носить каски вне зависимости от внутреннего распорядка отдельно взятой компании.

Регламенты — это не только инструмент для руководителя. Они приносят пользу и другим участникам бизнес-процессов.

Собственникам компании и топ-менеджерам регламенты помогают определять, насколько бизнес управляем, и в какой степени он зависим от сотрудников. Принятие решения — это всегда выбор между опытом людей, регламентацией и стандартизацией, автоматизацией и цифровизацией.

Регламенты также предоставляют высшему руководству законную нормативную базу для материального стимулирования и наказания работников, упрощают контроль и распределение нагрузки среди подчинённых.

Руководителям подразделений регламенты помогают понять, как взаимодействовать с командой, и каких результатов нужно достичь. Ведь каждый специалист в коллективе имеет своё представление о том, как нужно выполнять ту или иную задачу. А регламенты позволяют устранить разночтения, минимизировать количество конфликтов и заранее определить процесс работы.

Добросовестным сотрудникам регламенты дают понятные правила игры, защищают от необоснованных претензий и перекладывания ответственности, экономят время на объяснениях и согласованиях. Они помогают понять, как профессионально расти и развиваться.

Новым сотрудникам регламентированные процессы помогают быстрее адаптироваться и влиться в рабочий процесс, а также пошагово сравнить документ с реальностью.

Чтобы регламенты работали на благо компании, а не во вред, важно соблюдать некоторые принципы их разработки и внедрения.

1. Определите цель и задачу регламента: чётко сформулируйте, какие проблемы должен решать этот документ и какие процессы регулировать.
2. Вовлекайте сотрудников в разработку: создание и изменение регламентов — это отдельная деятельность, которой нужно заниматься непрерывно. В некоторых крупных компаниях для этого даже существуют специальные проектные офисы корпоративного управления или развития. В маленьких организациях достаточно провести несколько встреч, зафиксировать порядок действий и сформировать короткий чек-лист по выполнению задач. Это обеспечит более точное отражение реальных процессов и повысит лояльность персонала. 
3. Спроектируйте структуру регламента: документ должен включать такие разделы, как общие положения, определения, описание процесса, ответственные лица и их обязанности, требования к документам и отчётности, контроль за исполнением задач.
4. Внедряйте поэтапно: лучше выбирать узкий участок и постепенно его расширять. Это позволяет минимизировать риски и вовремя корректировать подход.
5. Обеспечьте поддержку первого лица. Главным фактором успеха проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов является получение поддержки от первого лица в компании (собственник, совет директоров или руководитель).
6. Создайте непрерывный конвейер улучшения регламентов. Важно, чтобы изменения процессов опережали автоматизацию и регламентацию. То есть, в регламентах должны фиксироваться удачные алгоритмы действий. Для этого достаточно раз в месяц проводить короткую встречу с участием ключевых руководителей и обсуждать удачные практики, недостатки процессов, соблюдаются ли регламенты, что можно изменить. Если регламенты не будут лежать мёртвым грузом и начнут отражать реальные практики, то они действительно начнут помогать в работе компании.

Регламенты вовсе не панацея от всех бизнес-проблем, они могут и навредить. Их эффективность зависит от подхода к разработке и внедрению. Когда регламенты создаются с участием сотрудников, понятны и логичны, то они превращаются в мощный инструмент роста, позволяя бизнесу работать как часы. Когда же они навязываются сверху как инструмент тотального контроля, то становятся бюрократической машиной, подавляющей инициативу.

Идеальный регламент — это сбалансированный документ, который непрерывно улучшается и устанавливает чёткие правила, но при этом оставляет пространство для творчества. Тот, кто находит золотую середину, получает мощный инструмент для построения успешного и устойчивого бизнеса.