Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -
Кейс - Кейс - Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -Кейс - Кейс -
Как в АО «АВК» настроили прозрачное и безопасное согласование договоров с помощью BusinessPad
Описание компании
АО «АВК» — ведущий разработчик и производитель специальной и индустриальной химии. Компания уже более 15 лет поставляет решения для нефтепереработки, нефтехимии, металлургии и других отраслей, работает в 9+ странах и активно развивает собственный научно-исследовательский центр. С 2022 года АВК успешно замещает на отечественном рынке продукцию западных производителей.
Задачи
Несмотря на высокую технологичность бизнеса, внутренние процессы в АО «АВК» нуждались в цифровизации. Одним из наиболее чувствительных участков стала система согласования договоров. До внедрения BusinessPad согласование происходило через электронную почту по цепочке: документы пересылались от одного участника к другому вручную, а этапы прохождения не фиксировались.
Проблем было несколько:
АО «АВК» сформулировал задачу: выстроить централизованный, прозрачный и контролируемый процесс согласования договоров с возможностью гибкой маршрутизации и доступом к финальной версии для всех участников.
Проблем было несколько:
- Отсутствие прозрачности — никто не мог точно отследить, на каком этапе находится договор.
- Потеря правок — не всегда к следующему согласующему попадала актуальная версия документа.
- Нарушение сроков и риски — задержки на любом этапе усложняли работу, особенно при согласовании нетиповых договоров.
АО «АВК» сформулировал задачу: выстроить централизованный, прозрачный и контролируемый процесс согласования договоров с возможностью гибкой маршрутизации и доступом к финальной версии для всех участников.
Реализация проекта
BusinessPad уже использовался компанией в других задачах, и его гибкий процессный движок позволил нам спроектировать согласование договоров как полноценный цифровой бизнес-процесс.
На первом этапе команда изучила текущие схемы согласования, список участников, роли, виды договоров и типовые сценарии. Это стало основой для построения маршрута, который учитывает и типовые, и нетиповые договоры.
Согласование реализовали как отдельный бизнес-процесс. Вместо типовых сделок или финансовых операций в системе запускались экземпляры конкретных договоров. К каждой «сделке» можно было прикреплять несколько вариантов документа: согласованный PDF и редактируемый DOC, а также файлы с сопроводительной информацией.
На первом этапе команда изучила текущие схемы согласования, список участников, роли, виды договоров и типовые сценарии. Это стало основой для построения маршрута, который учитывает и типовые, и нетиповые договоры.
Согласование реализовали как отдельный бизнес-процесс. Вместо типовых сделок или финансовых операций в системе запускались экземпляры конкретных договоров. К каждой «сделке» можно было прикреплять несколько вариантов документа: согласованный PDF и редактируемый DOC, а также файлы с сопроводительной информацией.
Конструктор бизнес-процессов
Единый процесс — разные маршруты
Переменные и условия
Поля и форматы файлов
Режим правок
Сопроводи-тельная документация
Контроль версий
Результаты внедрения
Цифровизация процесса согласования договоров принесла АО «АВК» ощутимые результаты:
Прозрачность
Любой участник может отследить текущий статус документа, увидеть все внесённые правки и понять, у кого он сейчас на согласовании
Скорость
Исключены задержки, связанные с ручной передачей файлов и возвратами по причине путаницы в версиях документов
Безопасность и контроль
Документ нельзя подменить или отредактировать вне своей стадии. Права на редактирование чётко распределены
Унификация
Вместо набора непонятных цепочек в переписке появился единый бизнес-процесс, одинаково понятный и инициатору, и каждому согласующему
Доступ к финальным версиям
Все заинтересованные стороны получают доступ к актуальной подписанной версии договора без дополнительных запросов и пересылок
Вывод
Внедрение цифрового процесса согласования договоров в BusinessPad стало для АО «АВК» не просто заменой ручной системы — это был шаг к принципиально новому уровню управления юридически значимыми документами. Теперь каждый договор движется по прозрачному маршруту, не теряется, не дублируется и не вызывает сомнений в своей актуальности. А сотрудники компании больше не тратят время на поиски последней версии или выяснение, на ком «завис» процесс.
BusinessPad помог превратить сложную и хаотичную схему согласования в упорядоченный, гибкий и надёжный механизм. Новый подход не только повысил скорость и качество согласования, но и стал основой для дальнейшей цифровизации документооборота компании.
BusinessPad помог превратить сложную и хаотичную схему согласования в упорядоченный, гибкий и надёжный механизм. Новый подход не только повысил скорость и качество согласования, но и стал основой для дальнейшей цифровизации документооборота компании.
| Свяжитесь с нами | |