В BP все экземпляры процессов, актуальные для каждого пользователя, можно будет увидеть:

• в виде папок;
• в виде таблиц;
• в виде канбана.

Выбор формата представления — папки или таблицы — зависит от предпочтений пользователя и от того, в каком виде ему удобнее анализировать информацию, а также от количества бизнес-процессов, которые используются в компании.

Для тех случаев, когда процессов немного, можно использовать канбан. В случаях с большим количеством подразделений и бизнес-процессов представления в виде папок или таблиц более информативны и удобны

У папок может быть несколько уровней вложенности.

Для того, чтобы перейти из общего списка процессов в конкретную папку, нужно нажать её название или на три точки в правом верхнем углу и на кнопку «Открыть».

Перейдя внутрь папки, пользователь видит все процессы, которые относятся к его зоне ответственности. По каждому процессу на соответствующих карточках видна информация:

1. название процесса;
2. сколько экземпляров запущено по каждому процессу;
3. количество активных и завершённых экземпляров и их черновиков;
4. сводку событий по процессу: сколько появилось новых экземпляров, задач, финансовых операций комментариев и документов.

Для того, чтобы попасть внутрь процесса, нужно нажать на его название.

Внутри процесса пользователь увидит карточки каждого экземпляра (подробнее их описание см. в разделе «Карточки»).

При клике на название экземпляра появляется модальное окно с информацией по его исполнению. Непосредственно в этом окне можно видеть, на каком этапе находится реализация экземпляра, или сменить его.

При переходе по кнопке «Открыть полностью» в левом нижнем углу модального окна, пользователь попадает на экран исполнения процесса.

В этом представлении будет доступна вся информация по экземпляру:

1. название и номер;
2. этап выполнения;
3. описание;
4. ответственные;
5. участники;
6. разделы.

Таблицы вмещают в себя больше всего информации и занимают меньше всего места на экране. Это особенно актуально при большом количестве экземпляров процессов.

Все папки с процессами располагаются в виде таблицы

Данные, которые в формате папок располагались на карточке каждой папки, становятся строками таблицы. В столбцах пользователь видит количество:

1. экземпляров;
2. задач;
3. финансовых операций;
4. комментариев;
5. документов.

А также длительность процесса (6).

При переходе в конкретный бизнес-процесс в табличном виде можно увидеть все его экземпляры. Если внутри процесса содержится вложенная папка, то она будет вынесена наверх списка, и наименование её столбцов будет повторять верхний уровень таблицы.

У каждого экземпляра в наименовании столбцов «Экземпляры» будут заменены на «Этапы», что будет идентично информации, представленной на карточке процесса в формате папок.

При переходе на конкретный экземпляр справа открывается отдельное окно с информацией по его исполнению. Непосредственно в этом окне можно видеть текущий этап исполнения экземпляра или сменить его.

Из этого модального окна можно перейти внутрь карточки экземпляра, нажав на кнопку «Открыть полностью».

Пользователь попадает на экран исполнения процесса.

В этом представлении будет доступна вся информация по экземпляру:

1. название и номер;
2. этап выполнения;
3. описание;
4. ответственные;
5. участники;
6. разделы с детальной информацией.

Канбан — это инструмент управления процессами, который помогает визуализировать задачи и показывает объём невыполненной работы. Канбаном называют доску с колонками, которые соответствуют этапам бизнес-процессов. Карточки экземпляров перемещаются между колонками-этапами в соответствии с тем бизнес-процессом, по которому создана конкретная сущность.

Основные преимущества представления бизнес-процесса в формате канбана:
наглядность: все экземпляры каждого процесса распределены по этапам выполнения так, что сразу видно, на каком из них возникают трудности;
понятная организация: каждый процесс поделён на этапы;
эффективное управление: равномерное распределение нагрузки между сотрудниками и подразделениями по выполнению поставленных задач.

Перемещать карточки экземпляров по этапам в канбане можно обычным перетаскиванием мышкой.

В отличие от папок и таблиц, канбан позволяет пользователю увидеть только один бизнес-процесс, где каждая колонка — это этап, а каждая карточка — это экземпляр процесса. Это актуально для тех компаний, где нет большого количества бизнес-процессов, которые надо анализировать в едином представлении

Пример.
Допустим, у вас есть производственная компания, которая занимается изготовлением мебели. Чтобы увеличить объёмы выпускаемой продукции и сократить издержки, нужно оптимизировать процесс производства.

Для этого можно использовать представление канбан для управления производством.

Вот как это может выглядеть:

1. Создать бизнес-процесс с этапами (столбцами) для каждой стадии производства: «Заказ», «Раскрой материала», «Сборка», «Обработка», «Упаковка», «Отгрузка».

2. Запустить экземпляры процесса заказа, которые нужно выполнить.

Таким образом, информация о том, на каком этапе находится каждый заказ, всегда будет наглядно распределена по колонкам. Это поможет видеть на одном экране все экземпляры процессов и управлять ими.